Qué revisar antes de contratar una empresa de aseo en Bogotá

Respuesta directa: antes de contratar una empresa de aseo conviene definir exactamente qué se limpiará, verificar la identidad y representación de la empresa, revisar criterios de SG-SST, confirmar cómo se gestiona el personal, conocer los productos y equipos incluidos, establecer la supervisión y comparar propuestas con el mismo alcance.

Una propuesta económica muy baja puede excluir insumos, maquinaria, reemplazos, supervisión o actividades necesarias. Por eso, la comparación debe hacerse punto por punto y no solamente sobre el valor final.

1. Defina el alcance antes de solicitar la cotización

El proveedor necesita conocer la operación para calcular el personal, las frecuencias, los tiempos, los insumos y los equipos. Una solicitud que solamente diga “necesito aseo para una oficina” permite interpretaciones diferentes.

La información inicial debería incluir:

• Tipo de instalación: oficina, colegio, conjunto, comercio, bodega o planta.
• Áreas aproximadas y número de pisos.
• Baños, cocinas, cafeterías, parqueaderos y exteriores.
• Horarios disponibles y momentos de mayor circulación.
• Frecuencia esperada: diaria, periódica o por jornada.
• Superficies especiales: alfombras, vidrio, madera o pisos tratados.
• Actividades adicionales: cafetería, conserjería o zonas verdes.
• Insumos, máquinas y consumibles que debe aportar cada parte.
• Condiciones especiales de residuos, acceso o seguridad.

Una visita técnica permite observar elementos que difícilmente se explican por teléfono: rutas, distancias, almacenamiento, enchufes, accesos, superficies y restricciones.

2. Verifique la existencia y representación de la empresa

El Registro Único Empresarial y Social permite consultar información básica de los registros empresariales del país por nombre o identificación. También es posible solicitar el certificado de existencia y representación legal correspondiente.

Revise que coincidan:

• Razón social y NIT.
• Estado de la matrícula o registro consultado.
• Nombre del representante legal.
• Actividad registrada y datos generales.
• Información que aparece en la propuesta y el contrato.

Cuando reciba un certificado electrónico, utilice el mecanismo de verificación de la cámara de comercio para comprobar que el documento no haya sido alterado.

Los servicios generales de aseo no se verifican mediante la licencia de vigilancia privada. Cuando una propuesta incluya funciones de seguridad, debe analizarse por separado si esas actividades pertenecen a un servicio regulado y autorizado.

3. Revise cómo se gestiona la seguridad y salud en el trabajo

El Decreto 1072 de 2015 permite incluir criterios de SG-SST en la selección y evaluación de proveedores y contratistas. La revisión debe guardar relación con las tareas y los riesgos del servicio, no convertirse en una solicitud indiscriminada de documentos.

Puede preguntar por:

• Identificación de peligros relacionados con las actividades ofrecidas.
• Controles para riesgo químico, locativo, biomecánico y eléctrico.
• Capacitación e inducción del personal.
• Elementos de protección según cada tarea.
• Procedimiento de reporte de incidentes y novedades.
• Preparación para emergencias y coordinación con el cliente.
• Autoevaluación y plan de mejora de los estándares aplicables.

La Resolución 0312 de 2019 define estándares mínimos del SG-SST. Su aplicación depende de características como el número de trabajadores y la clasificación del riesgo; por eso conviene evaluar los soportes que correspondan al proveedor concreto.

4. Pregunte cómo se administra el personal asignado

El servicio depende de personas que estarán dentro de la instalación y que pueden interactuar con trabajadores, estudiantes, residentes, visitantes o procesos internos.

La propuesta debería aclarar:

• Número de personas y jornadas estimadas.
• Perfil y experiencia requerida para cada función.
• Proceso de selección, inducción y capacitación.
• Mecanismo de reemplazo por ausencia o incapacidad.
• Supervisión y canales de comunicación.
• Uniformes y elementos de protección suministrados.
• Tratamiento de información confidencial y normas internas.

También conviene establecer cómo se verifican los soportes de afiliación y pago que correspondan a la relación laboral o contractual. La PILA es el mecanismo utilizado para liquidar y pagar aportes a los subsistemas de seguridad social.

La verificación debe proteger los datos personales. No es necesario conservar más información de cada trabajador de la que resulte pertinente para el proceso de contratación y control.

5. Conozca los productos, las diluciones y los equipos incluidos

Productos químicos

El Decreto 1496 de 2018 adoptó en Colombia el Sistema Globalmente Armonizado para la clasificación y comunicación de peligros de productos químicos. Las etiquetas y las fichas de datos de seguridad son elementos centrales para comunicar esos peligros.

Pregunte:

• Qué productos se utilizarán en cada superficie.
• Quién suministra las fichas de datos de seguridad.
• Cómo se preparan y rotulan las diluciones.
• Dónde se almacenarán los insumos.
• Cómo se evita la mezcla de sustancias incompatibles.
• Qué elementos de protección requiere cada producto.

Equipos y maquinaria

No acepte una lista genérica de máquinas. Confirme cuáles se utilizarán realmente, quién las aporta, para qué superficie son adecuadas y cómo se realiza su inspección y mantenimiento.

En equipos eléctricos conviene revisar cables, enchufes, accesorios, capacitación, señalización, extensiones y disponibilidad de repuestos o reemplazos.

6. Defina cómo se supervisará y medirá la calidad

Un servicio no debería depender únicamente de que el cliente reporte lo que salió mal. La propuesta puede incluir controles preventivos y revisiones programadas.

• Visitas o acompañamiento de supervisión.
• Lista de rutinas por área y frecuencia.
• Canal para reportar novedades.
• Tiempo de respuesta ante ausencias o fallas.
• Registro de hallazgos y acciones correctivas.
• Reuniones de seguimiento cuando el contrato lo requiera.
• Indicadores sencillos de cumplimiento y calidad.

Los indicadores deben ser comprensibles. Por ejemplo: porcentaje de rutinas ejecutadas, novedades cerradas, reemplazos atendidos, resultados de inspecciones o satisfacción del responsable.

7. Compare la propuesta y el contrato punto por punto

Antes de firmar, verifique que el contrato conserve lo ofrecido comercialmente. Los términos relevantes pueden incluir:

• Objeto y alcance del servicio.
• Áreas, actividades, horarios y frecuencias.
• Cantidad de personal o jornadas acordadas.
• Insumos, consumibles, equipos y responsables de suministrarlos.
• Fecha de inicio, duración y condiciones de renovación.
• Manejo de reemplazos, cambios y servicios adicionales.
• Supervisión, indicadores y canales para novedades.
• Confidencialidad y tratamiento de información.
• Responsabilidades de las dos partes.
• Condiciones de terminación y entrega del servicio.

Algunas organizaciones también solicitan pólizas o coberturas de responsabilidad de acuerdo con su política de proveedores y el nivel de riesgo. No existe una única póliza universal para todos los contratos de aseo; debe analizarse la necesidad concreta.

Lista de verificación antes de tomar la decisión

1. Alcance definido. Áreas, actividades, horarios y frecuencias.
2. Visita técnica realizada. El proveedor conoce las condiciones reales.
3. Empresa identificada. Razón social, NIT y representante coinciden.
4. Registro consultado. Información verificada en RUES o cámara de comercio.
5. SG-SST revisado. Soportes relacionados con la operación ofrecida.
6. Personal definido. Jornadas, perfiles, reemplazos y supervisión.
7. Cobertura verificada. Soportes de seguridad social pertinentes.
8. Productos identificados. Etiquetas, FDS, diluciones y almacenamiento.
9. Equipos reales. Máquinas disponibles, apropiadas y mantenidas.
10. Insumos incluidos. Diferencia entre productos, consumibles y dotación.
11. Supervisión definida. Frecuencia, responsable y canal de novedades.
12. Indicadores acordados. Criterios simples para evaluar cumplimiento.
13. Precio comparable. Todas las propuestas consideran el mismo alcance.
14. Referencias verificables. Experiencia relacionada con el tipo de instalación.
15. Contrato coherente. El documento refleja la propuesta aprobada.

Esta lista es orientativa. Cada organización debe adaptar sus requisitos a la actividad, el presupuesto, los riesgos, sus políticas de contratación y el tipo de instalación.